一般企業(yè)會議、會展,都會考慮請專業(yè)的會議會展策劃公司，或者是活動策劃公司來完成，因?yàn)闀h會展策劃是一項(xiàng)非常系統(tǒng)、繁雜而重要的項(xiàng)目。當(dāng)會展公司或者活動策劃公司在接到任務(wù)后，首要的任務(wù)就是進(jìn)行會展策劃，而會展策劃可是一個細(xì)活，要怎么做好這個呢？

會展策劃細(xì)節(jié)十分重要，可以用“十分細(xì)節(jié)，八分經(jīng)驗(yàn)”來形容。會展是個新興的產(chǎn)業(yè)，策劃師這個職業(yè)也是剛剛誕生不久。不少人之前從事過這個職業(yè)，但因?yàn)闆]有對這個職位定義，有的人還不知道自己從事的職業(yè)實(shí)際就是會展策劃師。拿到一個展覽或者會議，首先要考慮它的規(guī)模，人流量有多少?

可以和主辦方溝通，因?yàn)橹鬓k方經(jīng)常參展，對于人數(shù)和規(guī)模基本都有一個很準(zhǔn)確的預(yù)測，也 可參考最近參展的票面統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。然后就是確定展覽的地點(diǎn)，地點(diǎn)確定后就要策劃設(shè)計(jì)方案了，要根據(jù)不同展覽設(shè)計(jì)不同方案內(nèi)容，首先要設(shè)計(jì)序廳，人流的走向， 然后是休息廳、互動廳以及各個展廳的位置，展臺和標(biāo)準(zhǔn)展臺的擺放以及和人流走向的關(guān)系，統(tǒng)統(tǒng)要考慮進(jìn)去。每個細(xì)節(jié)都要考慮到，進(jìn)門放在哪邊?觀眾從什么地 方進(jìn)入，專業(yè)人員如何進(jìn)場？

會議會展策劃概要

一，要研究參展會客戶心理；

二，要充分做好人、時、地、物、錢等準(zhǔn)備；

三，要編組；

四，尋找潛在客戶；

五，產(chǎn)品介紹；

六，拓展品牌知名度；

七，通盤考慮，要賺回來；

八，最后根據(jù)有效資料，實(shí)行會后跟進(jìn)。

會議會展策劃細(xì)節(jié)流程

一：對企業(yè)進(jìn)行有針對性的市場調(diào)研

收集有關(guān)本項(xiàng)目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結(jié)集歸檔。

二：制定詳細(xì)完整的會展策劃方案

確定會展的目標(biāo)市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費(fèi)用預(yù)算。

三：實(shí)施前的培訓(xùn)

讓全體的實(shí)施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實(shí)施方案的工作、方法、步驟和技巧。

四：印刷材料的設(shè)計(jì)制作

利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進(jìn)行前期宣傳，擴(kuò)大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。

五：展臺的布置及展示

設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺的人員配備。

六：相關(guān)的會展服務(wù)

根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點(diǎn)；根據(jù)參會人員的喜好，設(shè)計(jì)不同的休閑方式、旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。

七：做好對活動的評估

開好總結(jié)會，做好善后公關(guān)工作。

會議會展策劃注意事項(xiàng)

一、調(diào)查與分析

會展的市場調(diào)查是選定會展項(xiàng)目的重要依據(jù)。它是會展策劃的基礎(chǔ)，也是必不可少的第一步。一般情況下市場調(diào)查要根據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理 位置、交通狀況和展會設(shè)施條件等特點(diǎn)，圍繞市場進(jìn)行調(diào)查。市場調(diào)查的主要內(nèi)容包括會展環(huán)境的調(diào)查、會展企業(yè)情況的調(diào)查、會展項(xiàng)目情況的調(diào)查、會展市場競爭 情況的調(diào)查以及參觀商、支持協(xié)助單位等情況的調(diào)查。只有在充分了解市場潛力、市場限制以及市場動態(tài)等信息的基礎(chǔ)上，才能有的放矢地進(jìn)行策劃。

二、決策與計(jì)劃

做會展決定是一個決策的過程，應(yīng)該掌握一定的決策策略。影響會展決策的要素有營銷需要、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等，會展的決策與計(jì)劃應(yīng)從分析決策的要素入手，確定會展的基本目標(biāo)、集體目標(biāo)和管理目標(biāo)，然后決定展會的戰(zhàn)略安排、市場安排、方式安排等。

三、運(yùn)作與實(shí)施

會展的運(yùn)作與實(shí)施是進(jìn)行會展的中心環(huán)節(jié)，也是會展策劃的重心之所在。在這個階段，會展策劃人員根據(jù)《會展策劃書》的計(jì)劃與安排進(jìn)行廣告宣傳工作、組織招展招商工作、會展設(shè)計(jì)工作以及會展相關(guān)活動策劃等具體安排會展的工作方案。

四、效果評價與測定

計(jì)劃、實(shí)施、評估，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的三個步驟。會展的效果評價與測定是全面驗(yàn)證會展策劃實(shí)施情況必不可少的工作。當(dāng)整個會展策劃、實(shí)施工作結(jié)束后，會展人 員應(yīng)及時進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找問題，并寫出評估測定工作總結(jié)報告，為以后會展工作準(zhǔn)備可借鑒的歷史參考文獻(xiàn)，不斷提高會展策劃的水平。