首先成都成都年會(huì)活動(dòng)策劃公司建議大家應(yīng)該要向酒店、活動(dòng)會(huì)場(chǎng)和活動(dòng)供應(yīng)商強(qiáng)調(diào)，他們必須按照你的要求進(jìn)行準(zhǔn)備，否則你將不予接收。另外如果出現(xiàn)任何問(wèn)題，他們必須提前通知，而不能到活動(dòng)當(dāng)天才通知。確保供應(yīng)商通讀并認(rèn)可工作安排任務(wù)表的一稿，收到了修訂后的工作安排任務(wù)表，并且與活動(dòng)當(dāng)天負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)指揮的活動(dòng)策劃人員進(jìn)行過(guò)前期接洽，要求他們必須有充裕的時(shí)間通知你可能出現(xiàn)的任何問(wèn)題。告訴供應(yīng)商你會(huì)指派工作人員執(zhí)行或監(jiān)督活動(dòng)的方方面面。
     明確負(fù)責(zé)監(jiān)督具體工作的人員、負(fù)責(zé)檢查現(xiàn)場(chǎng)安排的人員到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間，確保一切按照工作安排任務(wù)表中的規(guī)劃進(jìn)行布置安排。制作工作安排任務(wù)表的時(shí)候，重要的一點(diǎn)是要想象整個(gè)活動(dòng)的視覺(jué)效果。攝像會(huì)拍些什么？客人們能看到什么？會(huì)出現(xiàn)什么影響？氣氛渲染得如何？工作安排任務(wù)表就是一份按部就班的操作指南，幫助實(shí)現(xiàn)你所希望達(dá)到的效果。

工作安排任務(wù)表就是工作手冊(cè)。所有供應(yīng)商和主要參與者都應(yīng)該事先收到一份初始工作安排任務(wù)表，通讀之后做出必要的變動(dòng)。供應(yīng)商一般都會(huì)認(rèn)為他們能夠了解活動(dòng)的總體情況，對(duì)于他們開(kāi)展工作非常有益。比如帳篷租賃公司希望了解餐飲公司將會(huì)攜帶什么東西到烹飪帳篷之中和帳篷搭建的時(shí)間，并據(jù)此安排工作人員，以便在餐飲公司進(jìn)場(chǎng)之后，帳篷租賃公司的工作人員撤離，以免妨礙餐飲公司開(kāi)展工作。這樣安排的優(yōu)勢(shì)在于，餐飲公司卸載貨品的時(shí)候就不要再有帳篷租賃公司的工作人員留在現(xiàn)場(chǎng)。理想狀況就是在最初對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行巡查時(shí)，帳篷租賃公司和餐飲公司的人員都能來(lái)到現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)工作安排任務(wù)表和最終計(jì)劃中討論過(guò)的事宜再次進(jìn)行研究。工作安排任務(wù)表應(yīng)該寫明計(jì)劃的時(shí)間安排、物流和法律要求（例如煙火施放許可、保險(xiǎn)等等），便于雙方遵守。如果計(jì)劃在此時(shí)尚未最終定稿，這次對(duì)工作安排任務(wù)表的研究可以在你制訂工作表時(shí)給你亮出一面紅旗予以警示，或者在帳篷租賃公司和餐飲公司收到詳細(xì)的活動(dòng)總體藍(lán)圖之后向他們亮出紅旗給予提醒。
      供應(yīng)商察看過(guò)最初的工作安排任務(wù)表之后，針對(duì)一些相關(guān)問(wèn)題與你共同進(jìn)行細(xì)微改動(dòng)，這時(shí)應(yīng)該將修訂后的工作安排任務(wù)表發(fā)放給所有相關(guān)人士。在活動(dòng)策劃進(jìn)行布景工作正式開(kāi)始的前幾天，安排相關(guān)方面進(jìn)行前期會(huì)議，讓所有供應(yīng)商及主要工作人員審查工作安排任務(wù)表的最終版本，確保一切要求都已經(jīng)明確到位，并進(jìn)行最后的演練。前期會(huì)議最初是因在集體大會(huì)之前進(jìn)行而得名，現(xiàn)在泛指一切活動(dòng)開(kāi)始前的前期策劃會(huì)議。在進(jìn)行活動(dòng)的當(dāng)天，活動(dòng)策劃工作人員各司其職，開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督活動(dòng)，確保一切按照工作安排任務(wù)表中描述的那樣按部就班地進(jìn)行，并就出現(xiàn)的任何問(wèn)題向總指揮匯報(bào)，由總指揮協(xié)調(diào)處理。